【合同法论文】范文:企业物资采购合同法律风险管理实践

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摘要:合同作为企业物资采购的第一道防线,其法律风险管理十分重要。本文旨在根据物资采购合同法律风险管理特征,结合物资采购合同管理流程,对企业物资采购合同法律风险管理实践当中存在的共性和特性问题分别进行阐述,并提出改进的建议。

作者:李晶

关键词:物资采购;合同;法律风险;管理

 

【合同法论文】范文:企业物资采购合同法律风险管理实践

【合同法论文】范文:企业物资采购合同法律风险管理实践

 

一、物资采购合同管理流程

 

物资采购合同管理从大的方面可以划分为合同订立阶段、合同履行阶段和合同管理的后评估阶段。合同订立阶段包括资信调查、合同谈判、合同起草、合同会签、合同审批、合同签署等环节;合同履行阶段涉及合同履行、同补充和变更、合同结算、合同争议处理、合同终结等环节;合同管理的后评估,即企业应当逐步建立合同履行情况评估制度,对合同履行的总体情况和重大合同履行情况进行分析评估,对分析评估中发现合同履行中存在的不足,及时加以改进。其中档案管理、合同保密、分析与考核又贯穿于整个合同管理业务之中。

 

二、物资采购合同管理过程中存在的风险

 

物资供应部门多年来一直在不断加强企业的合同管理工作,合同管理工作始终走在集团公司的前沿,但合同管理的各个环节中仍存在一些风险:

 

2.1合同调查阶段,合同主体资格不当问题

 

主要风险描述:忽视被调查对象的主体资格审查,准合同对象不具有相应民事能力和民事行为能力或不具备特定资质,与不具备代理权或越权代理的主题签订合同,导致合同无效,或引发潜在风险;在合同签订前错误判断被调查对象的信用状况,或在合同履行过程中没有持续关注对方的资信变化,致使企业蒙受损失;对被调查对象的履约能力给出不当评价,将不具备履约能力的对象确定为准合同对象,或将具有履约能力对象排除在准合同对象之外。

 

2.2合同谈判起草阶段,合同谈判重点、策略不清及具体合同条款不严谨问题

 

主要风险描述:忽略合同重大问题或在重大问题上做出不当让步;谈判经验不足,缺乏相关知识的支撑,导致企业利益损失;泄露本企业谈判策略,导致企业在谈判中处于不利地位。合同内容和条款不完整、表述不严谨、不准确,或存在重大疏漏和欺诈,或选择合同形式不恰当,导致权责不清、诉讼风险或公司利益受损。有意拆分合同、规避合同管理规定等,导致项目进展迟缓,公司陷入法律纠纷。

 

2.3合同审核报批签署阶段,避免控制过程流于形式

 

主要风险描述:合同会签人员专业素质或工作态度原因未能发现合同文本中的不当内容和条款;会签人员虽然通过审查发现问题但未提出恰当的修订意见;合同起草人员没有根据审核人员的改进意见修改合同,使会签流于形式;超越权限签订合同,合同印章管理不当,签署后的合同被篡改,因手续不全导致合同无效等。对于合同文本须报经有关主管部门审查批准或备案的,未履行相应程序等,因手续不全导致合同无效等。

 

2.4合同履行、结算及监督阶段,合同无法正常履行问题

 

主要风险描述:企业本身或合同对方当事人没有恰当地履行合同中约定的义务;合同生效后,对合同条款未明确约定的事项没有及时协议补充,导致合同无法正常履行;合同纠纷处理不当,导致企业被监管机构处罚、诉讼失败,企业利益和信誉受损等。

 

2.5合同登记管理不当及未签订合同即开展业务

 

主要风险描述:未妥善进行合同统计、分类、归档及备案工作,未开展合同登记检查工作,造成合同登记管理不当,导致合同档案不全、合同泄密及合同滥用等。对于应订立合同事项未订立合同即开展业务,发生经济纠纷后举证困难,导致不能保护公司的合法权益。

 

三、合同履行阶段的风险管控

 

3.1违约风险的有效控制

 

企业物资采购合同履行过程中的法律风险特征重点表现为合同对方的违约风险。有效控制违约风险的主要方法是对对方的履约能力进行必要的评估,并做好履行过程的跟踪监督。物资采购部门要根据合同对方的经营现状、以往合作情况以及用户单位评价等因素对其履约能力及信用程度进行判断,必要时可以安排专人负责物资采购合同的动态管理,实时掌握合同执行进度,对物资采购合同的履行情况定期进行分析,及时协调解决合同执行中的异常问题。

重大采购合同实行履行报告制度,一旦发现异常情况及时向上级报告,采取相应措施将损失降到最低。在物资采购合同履行的过程中要特别密切关注合同标的物的交付时间,敦促出卖方按时交付标的物;注意对合同标的物的质量检查,如遇到标的物不符合合同约定的质量要求的,应及时进行退、换货处理;有些物资采购合同存在保密条款,应注意通知合同履行人员,注意保护商业秘密。

 

3.2合同变更的正确处理

 

物资采购合同在实际履行过程中由于各种影响合同履行情况的发生,如因天气原因影响运输导致货物交付时间推迟,原材料价格突然大幅度提高造成货物价格变化等情况,很难做到完全遵照合同的约定履行,一方当事人总是会在情况发生后与对方当事人协商变更合同部分条款。物资采购合同内容的变更主要集中在如下几个方面:

(1)标的物数量的增减;

(2)标的物品质的改变;

(3)价款的增减;

(4)履行期限、地点的改变;

(5)结算方式的改变;

(6)违约金的变更等。上述内容的变更应当具体明确,最好都采用书面形式签订补充协议,以防止出现合同争议,并通过对原合同的修改保障合同更好地履行以实现合同目的。

 

3.3合同纠纷的妥善解决

 

在现实生活中,由于每个企业诚信度不同或者信息不对称等原因,一份合同的履行往往会产生各种各样、或大或小的纠纷。物资采购合同纠纷也是如此。一般认为打官司是“劳民伤财”的办法,产生物资采购合同纠纷时,要权衡利弊,尽力调解。

协商不成时,双方当事人可以按照双方合同的约定选择诉讼或者仲裁的方式解决合同纠纷。物资采购合同纠纷的诉讼应当注意诉讼时效的问题,一般的买卖合同的诉讼时效期间为二年;出售质量不合格商品未声明的诉讼时效期间为一年;产品存在缺陷造成损害要求赔偿的诉讼时效期间为二年;国际货物买卖合同争议的诉讼时效期间为四年。

 

四、合同履行完毕后的风险管控

 

4.1建立健全物资采购合同档案

 

物资采购合同的档案主要包括:合同正本、副本及附件,合同谈判记录、过程控制记录、监造报告、交往信函,变更、解除合同的协议,发生问题的处理情况及结果等资料。另外,在物资采购合同管理过程中的合同文本签收记录、各类台账、报表、领导批示等资料也应归类建档。

企业合同管理部门应当妥善保管好物资采购合同档案,建立详细的物资采购合同管理台账,待合同终止并完成所有流程后统一交给档案管理部门保存。

 

4.2重视物资采购合同附件管理

 

大多数企业一般都会将合同的基本附件模块也集成到合同系统上,比如《廉洁从业责任书》、《技术附件》、《保密协议》和《安全生产管理协议》等。但是在实际工作中,企业对物资采购合同附件的重视程度往往不及合同本身,其合同管理制度中并没有对合同附件的签订作详细的要求和考核。

而企业的合同管理部门普遍存在主文认真、附件随意的现象。物资采购是廉洁从业的高危职业,对于国有大型生产企业来说,物资采购的工作还要对用户即生产单位负责,如果不重视合同附件,很容易产生合同法律风险隐患。

 

结束语

 

物资采购合同法律风险是企业经营风险的重要源头之一,必须增强合同法律风险意识,建立完善的物资采购法律风险管理体系,认真审查供货商的资质,签订内容明确、合法有效的采购合同,加强合同信息化管理,控制物资采购合同的法律风险,才能使企业寻找出一条保持风险与收益相平衡的路径。

 

参考文献:

[1]张勇.企业物资采购合同法律风险管理实践[J].企业改革与管理,2015(9):6-7.

[2]文焱.浅析企业物资采购合同法律风险管控[J].企业

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